Clavis Books automatisiert seinen Order-to-Cash-Prozess mit Hyperfox

Clavis Books verlegt Kinderbücher und kam mit einem klaren Auftrag zu Hyperfox: Customer Operations durchgängig automatisieren, mit KI. Unter der Leitung von Kristien Werck stellt Clavis das Unternehmen in hohem Tempo auf KI um, in allen Bereichen. Für die Customer Operations fiel die Wahl auf Hyperfox — einen belgischen Anbieter mit einer Partnerschaft mit Google DeepMind, der daneben eng mit den Claude-Modellen von Anthropic arbeitet.

Was jetzt automatisch läuft

Hyperfox übernimmt den Order-to-Cash-Prozess an drei Fronten. Aufträge, die per E-Mail eingehen, werden gelesen, geprüft und gebucht, ohne dass sie jemand abtippt. Webshop-Bestellungen laufen durch dieselbe Pipeline. Und B2B-Kunden erhalten ein eigenes Portal, in dem jeder nur seine eigenen Produkte zu seinen vereinbarten Preisen sieht — genau das macht es für einen Verlag mit sehr unterschiedlichen Konditionen je Kunde nutzbar. Die kniffligeren internationalen Abläufe werden im selben Zug erledigt.

Weniger als ein Monat, und 98 % Genauigkeit

Bemerkenswert ist das Tempo. Die vollständige Transformation dauerte weniger als einen Monat. Bei eingehenden E-Mails arbeitet das System mit 98 % Genauigkeit — und das im echten Betrieb, wo eine einzige Nachricht schon mal zwanzig Aufträge mit je hundert Positionen enthält.

KI berührt bei uns jeden Unternehmensbereich. Für die Customer Operations wollten wir deshalb kein Experiment, sondern etwas, das sofort funktioniert. Innerhalb eines Monats war es produktiv, und die Genauigkeit stimmte vom ersten Tag an. Dieses Tempo hat uns am meisten überrascht.

Kristien Werck, Geschäftsführerin bei Clavis Books

Als Nächstes: ein Intelligence Layer

Die nächste Phase läuft bereits. Gemeinsam mit Clavis bauen wir an einem Intelligence Layer, der die Customer Operations nahezu autonom steuern wird — nicht nur verarbeiten, was hereinkommt, sondern auch entscheiden, was damit geschehen soll.