Backoffice-Automatisierung in der Chemie- und Kunststoffindustrie

Unternehmensprofil

Ein bedeutender Anbieter in der Chemie- und Kunststoffindustrie hatte massive operative Probleme: komplexe Kundenanforderungen und eine ineffiziente Auftragsbearbeitung. Ein früherer Versuch, die Abläufe über ein selbst entwickeltes Kundenportal zu straffen, scheiterte und führte zu finanziellen Verlusten.

Die Herausforderungen

Hohe Arbeitslast im Backoffice

Das Team war mit manuellen Aufgaben überlastet, darunter die Auftragserfassung. Produkte und Konditionen sind komplex, deshalb passierten dabei leicht Fehler.

Ständige Kundenanfragen

Viele Anrufe und E-Mails zum Auftragsstatus setzten das Backoffice zusätzlich unter Druck. Mehr über den IDP Agent erfahren.

Komplexe Kundenkanäle

Jeder Kunde hatte eigene Anforderungen: kundenspezifische Produkte, individuelle Preise, eigene Lieferkonditionen. Standard-Webshops und B2B-Plattformen kamen damit nicht zurecht.

Gescheitertes Vorgängersystem

‍Über 150.000 € flossen in eine Agentur, die eine passende Lösung entwickeln sollte. Am Ende erfüllte sie die Anforderungen des Unternehmens nicht.

Die Einführung von Hyperfox

Das Unternehmen führte dafür Hyperfox Business Software ein, mit diesen Kernfunktionen:

ERP-Integration

Hyperfox wurde an das On-Premise-ERP-System Sage angebunden, über geplante Im- und Exporte von Produkt-, Auftrags-, Lieferungs-, Rechnungs- und Kundendaten. So blieben die Systeme synchron. Die Datenqualität stieg, die manuelle Datenerfassung sank.

Dokumente in Echtzeit teilen

‍Mit Hyperfox lassen sich Dokumente teilen: Kunden sehen ihre Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen in Echtzeit. Der Wechsel zum papierlosen Ablauf straffte die Abläufe und reduzierte Statusanfragen deutlich.

Rechnungen online bezahlen

Weil Kunden ihre Rechnungen über Hyperfox online bezahlen, kommt das Geld schneller herein und das Bezahlen wird einfacher. Das erhöht die Zufriedenheit.

Aufträge und Lieferungen in Echtzeit verfolgen

‍Aufträge über das Kundenportal wurden automatisch geprüft, bevor sie ins ERP-System liefen. Dieser Schritt sicherte korrekte Daten und die Einhaltung der vertraglichen Vereinbarungen. Fehler und manuelle Kontrollen gingen zurück.

Die Ergebnisse

Höhere Kundenzufriedenheit

Der Self-Service von Hyperfox steigerte die Kundenzufriedenheit: Kunden erledigen ihre Anliegen effizienter und mit mehr Transparenz.

Weniger Arbeit für das Backoffice

Die automatisierte Auftragsbearbeitung und Daten in Echtzeit senkten die Arbeitslast im Backoffice deutlich. Das Team kann sich strategischeren Aufgaben widmen, und das macht die Arbeit auch attraktiver.

Operative Effizienz

Weniger Fehler, weniger manuelle Eingriffe, klarere Kommunikation: Die operative Effizienz des Unternehmens stieg, die Gemeinkosten für Kundenservice und Auftragsbearbeitung sanken.

Fazit

Hyperfox Business Software hat das Backoffice dieses Chemie- und Kunststoffunternehmens umgebaut, mit Lösungen, die auf seine besonderen Herausforderungen zugeschnitten sind.

Hyperfox automatisierte kritische Prozesse, verband die zentralen Systeme und gab den Kunden starke Self-Service-Werkzeuge. So gewann das Unternehmen deutlich an Effizienz, verbesserte seinen Kundenservice und beschleunigte seine Finanztransaktionen. Der Anwenderbericht zeigt, wie Hyperfox branchenspezifische Hürden für Effizienz und Kundenzufriedenheit aus dem Weg räumt.

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