T'Sas automatisiert seine B2B-Bestellmails mit dem Hyperfox Sales Order Agent

T'Sas verarbeitet 63 % seiner B2B-Bestellungen, ohne dass sie jemand anfasst. Der Rest bekommt weiterhin ein menschliches Auge, aber nur zur Kontrolle: von zehn Minuten pro Auftrag auf eine.

Über T'Sas

T'Sas ist ein belgischer Großhändler für Obst, Gemüse und Frischeprodukte und beliefert Gastronomie und Handel im ganzen Land. Frische verzeiht nichts: Bestellungen kommen nachts herein, wenn die Kunden ihre Abendschicht beenden, müssen vor dem Morgen kommissioniert werden und vor Öffnung des Kunden im Transporter stehen. In diesem Fenster ist kein Platz, um noch irgendetwas abzutippen.

Der Fall

Bestellungen erreichen T'Sas per E-Mail. Hyperfox liest sie und bucht sie direkt in 4BS PartijRegistratie, das ERP, auf dem das Unternehmen läuft. Kein Zwischenschritt, kein Abtippen, kein Kopieren zwischen Postfach und Auftragsmaske.

Warum es schwierig war

Das ist kein aufgeräumtes Problem — und genau deshalb hat es sich gelohnt:

• Sehr lange Bestellungen. Eine einzige E-Mail kann das komplette Wochensortiment enthalten, hunderte Positionen tief.
• Handschriftliche Zettel. Abfotografierte Bestellscheine, Notizen am Rand, Korrekturen, die nur versteht, wer den Kunden kennt.
• Kundenspezifische Verarbeitung. Jeder Kunde hat eigene Gepflogenheiten, eigene Artikelbezeichnungen und eigene Regeln, was ersetzt werden darf.
• Einheiten, die nicht zusammenpassen. Ein Kunde bestellt in Kilo, das ERP erwartet Stück — oder umgekehrt. Diese Umrechnung falsch zu machen ist kein Rundungsfehler, sondern eine Fehllieferung.

Wir versuchten schon lange, unsere Auftragserfassung zu automatisieren. Die meisten Bestellungen erreichen uns nachts, wenn unsere Kunden ihre Abendschicht beenden. Und jeder Kunde hat seine eigene Art zu bestellen: der eine schreibt es auf eine Serviette, der andere schickt eine ausführliche Bestellung mit eigenen Artikelnummern. Hyperfox hat es wirklich geschafft, uns zu helfen: Jeder Auftrag wird mit KI verarbeitet und vom System intelligent erkannt. Wir müssen keine Krakelschrift mehr entziffern und keine Belege mit hundert Positionen abtippen. Hyperfox ist der Kollege, der in Ruhe alles vorbereitet, und wir kontrollieren dort, wo es nötig ist.

Stephan T'Sas, Geschäftsführer bei T'Sas

Was sich verändert hat

63 % der Bestellungen laufen jetzt ohne menschliches Zutun durch. Beim Rest ist die Arbeit keine Erfassung mehr, sondern Freigabe — ein Blick zur Bestätigung, dass der Agent richtig gelesen hat. Das kostete vorher rund zehn Minuten pro Auftrag. Jetzt eine.

Der Gewinn liegt nicht nur in diesen Minuten. Er liegt darin, dass die Auftragsabteilung aufhört, der Engpass in dem einen Teil des Tages zu sein, der sich nicht verschieben lässt: den Stunden zwischen der letzten eingehenden Bestellung und dem ersten abfahrenden Transporter.