Anwenderbericht Duplast: Spezialist für Lebensmittelverpackungen

Fokus

Duplast, ein Distributor für Lebensmittelverpackungen aus Limburg, verarbeitet täglich hunderte Kundenaufträge über mehrere Kanäle: E-Mail, Telefon und eigene Portale. Jedes Kundensegment nutzt eigene Artikelnummern und Lieferpräferenzen. Diese Komplexität machte die Auftragsbearbeitung langsam, fehleranfällig und schwer skalierbar.

Gemeinsam mit Hyperfox hat Duplast seinen Auftragsprozess umgebaut, mit durchgängiger Automatisierung. Das Ergebnis: weniger Spitzen im Kundenservice, weniger Fehler im Auftragsfluss und ein proaktiveres Kundenerlebnis.

Ein Familienbetrieb für sehr unterschiedliche Kundensegmente

Duplast ist ein Familienbetrieb aus Limburg und vertreibt ein breites Sortiment an Lebensmittelverpackungen, an Großhändler wie an Industriekunden. Als Distributor bewegt sich das Unternehmen in einem dynamischen B2B-Umfeld. Mehr über den IDP Agent erfahren.

Wegen dieser Vielfalt an Kundengruppen kommen Aufträge in sehr unterschiedlichen Formaten: von einer einfachen E-Mail mit Text über eine Bestellung als PDF oder eine Excel-Liste bis zu EDI-Nachrichten oder einer E-Mail mit Link zu einem B2B-Portal.

Kundenzentrierung steht im Zentrum ihres Ansatzes. Doch diese Haltung – „wir kümmern uns darum“ – machte die Auftragsannahme anspruchsvoll.

Duplast hatte eine klare Aufgabe: den Auftragsprozess auf weiteres Wachstum vorbereiten. Weniger Fehler, schnellere Bearbeitung und Skalierbarkeit standen dabei oben. Das Produktsortiment ist breit und komplex: Jedes Produkt lässt sich in mehreren Verpackungseinheiten bestellen, etwa Karton, Lage und Palette. Dazu kommt, dass viele Kunden eigene interne Produktnamen und Artikelnummern verwenden.

Das folgende Video-Interview ist auf Niederländisch; Untertitel stehen zur Verfügung.

Vor Hyperfox

Zersplitterte Kommunikation

Aufträge kamen über mehrere Kanäle: E-Mails mit PDF- oder Excel-Anhang, telefonische Aufträge und sogar handschriftliche Bestellzettel. Dazu kam ein weiterer Zulauf über Kundenportale.

Komplexes, kundenspezifisches Produktsortiment

Das Produktsortiment ist breit und komplex: Jedes Produkt lässt sich in mehreren Verpackungseinheiten bestellen, etwa Karton, Lage und Palette. Dazu kommt, dass viele Kunden eigene interne Produktnamen und Artikelnummern verwenden.

Operative Spitzenlasten

In Spitzenzeiten setzte die Auftragsannahme den Kundenservice unter Druck, und dieser Druck lief weiter ins Lager. Das führte manchmal zu Reibungsverlusten und falschen Lieferungen.

Mit Hyperfox zum automatisierten Auftragsprozess

Vom Postfach zum geprüften Auftrag in Sekunden

Aufträge, die im Microsoft 365 Outlook-Postfach eingehen, gehen automatisch an Hyperfox. Der Hyperfox IDP Agent übernimmt dann die Datenextraktion und die Vorprüfung. Die Endkontrolle macht der Kundenservice.

Statt jeden Auftrag manuell in Exact Online zu tippen, prüfen die Mitarbeiter Aufträge jetzt in Sekunden.

Angebunden an Exact Online

Hyperfox ist an das Exact Online ERP-System von Duplast angebunden. Hyperfox erstellt eine Datenkopie in Echtzeit: Kundenliste, Produktportfolio, Preislisten und kundenspezifische Konditionen. Die Verbindung zu Exact Online läuft über eine direkte Integration mit Hyperfox.

Kunden zum Bestellformular führen‍

Neben der E-Mail-Automatisierung stellt Hyperfox den Kunden von Duplast ein persönliches Online-Bestellformular bereit. Jeder Kunde sieht nur den für ihn relevanten Teil oder das gesamte Sortiment und gibt dort Aufträge einfach ein oder wiederholt sie.

Weniger E-Mails, mehr Struktur.

Von reaktivem zu proaktivem Kundenservice

• In nur 3 Monaten laufen mehr als 50 % aller Aufträge vollautomatisch, ohne manuellen Eingriff.
• Der Kundenservice gewinnt im Schnitt 2–3 Stunden pro Tag. Diese Zeit fließt jetzt in Kundenbeziehungen, Qualitätsaufgaben und Prozessverbesserung.
• Keine verzögerten Aufträge mehr: Das Lager erhält Aufträge schneller und kann früher kommissionieren und versenden.
• Mitarbeiter berichten, dass ihre Arbeit sinnvoller wirkt: weniger Routineaufgaben, mehr Fokus auf Ausnahmen und auf das Gespräch mit dem Kunden. Die Servicequalität erreicht ein höheres Niveau.

Stimmen der Kunden

„Dank Hyperfox gewinne ich bis zu 3 Stunden pro Tag bei der Auftragsbearbeitung. Ich muss nichts mehr manuell tippen, ich prüfe nur noch. Für mich ist wichtig, die Kontrolle über den gesamten Prozess zu behalten; es darf nichts schiefgehen, und Hyperfox löst das ein. Ich habe endlich Zeit für proaktiven Kundenkontakt.“
Almina, Customer Service, Duplast

„Wir haben uns für Hyperfox entschieden, nicht nur weil es ein Start-up aus Limburg mit Antrieb ist, sondern weil die Gründer viele Jahre Erfahrung in der Supply Chain mitbringen. Sie verstehen die Feinheiten unseres Auftragsprozesses wie kein anderer und teilen unseren Anspruch an echte Kundenzentrierung.“
Jonas Paulussen, Director, Duplast

„Ein Veränderungsprozess wie dieser läuft nie ganz glatt; er ist ein großer Schritt für Menschen, Organisation und Technik. Hyperfox nimmt diese Aufgabe ernst und bleibt dran, bis die Benutzererfahrung wirklich stimmt. Sie kaufen nicht nur eine Plattform, Sie kaufen das Wissen und die Methode des Hyperfox-Teams.“
Steven Maes, CEO, Duplast