AI-orderautomatisering: van 15 minuten naar 2 minuten

Van 15 minuten naar 2 minuten per order

En niet alleen sneller, maar ook slimmer, nauwkeuriger en gevalideerd voordat er iets in je ERP terechtkomt.

Het is geen magie, het is het juiste gereedschap, met AI getraind voor precies dit doel.

Het bekende probleem

Orders lijken altijd allemaal tegelijk binnen te komen. Meer weten over de IDP Agent.

Ze zorgen voor een bottleneck in je operaties.

Maar ze moeten nog altijd in het systeem ingeboekt worden, manueel, voor het proces verder kan.

En daar verdwijnt de meeste tijd van je backoffice.

Orders komen van overal

Vandaag sturen je klanten hun orders niet meer alleen per e-mail.

Ze gebruiken meerdere kanalen en formaten, en je team moet ze allemaal verwerken:

• E-mail met bijlagen (PDF, Excel, Word)
• EDI-feeds en API-berichten
• WhatsApp-chats of sms-bevestigingen
• Gescande handgeschreven nota’s
• Foto’s van leveringsbonnen (JPEG, PNG)
• Zelfs spraakberichten of opgenomen boodschappen (MP3, WAV)

Klassieke OCR- of EDI-oplossingen stoppen bij gestructureerde input.

Hyperfox gaat verder: het captert en begrijpt elk binnenkomend order en zet het om in een gestandaardiseerd, gevalideerd formaat.

De validatielaag: je digitale poortwachter

Snelheid is niets zonder nauwkeurigheid. Daarom heeft Hyperfox een robuuste validatielaag die elk order nakijkt voor het je ERP bereikt.

Elk order wordt automatisch gecontroleerd tegen:

• Contract- en prijsafspraken
• Leveringsvoorwaarden en verzendwijzen van de klant
• Voorraad en productbeschikbaarheid
• Kredietlimieten en budgetten
• Abonnements- of onderhoudsregels

Alleen gevalideerde orders gaan je ERP binnen. Zo blijft je systeem schoon, correct en betrouwbaar.

Geen verkeerde prijzen, geen dubbele lijnen, geen ontbrekende producten.

Wat het voor je team betekent

• Foutbestendig: alleen gevalideerde orders bereiken het ERP.
• Contextbewust: de AI begrijpt klantspecifieke voorwaarden en regels.
• Multiformaat: verwerkt PDF’s, Excels, beelden en zelfs audio.
• Multichannel: werkt over e-mail, portalen, EDI, WhatsApp en meer.
• Zuinig met middelen: geen overtypen, geen dubbele controles.

De slimmere weg: orders automatisch importeren

Wat de bron ook is, Hyperfox maakt van ongestructureerde data schone orders die klaar zijn voor import.

Zo werkt het:

1. We configureren mailboxen of endpoints voor al je orderkanalen.
2. Onze AI-agent analyseert de orders en haalt de details er in real time uit.
3. De data wordt genormaliseerd en in de juiste velden gezet.
4. De validatie-engine past je businessregels toe.
5. Een snelle visuele check door je team bevestigt dat alles klopt.
6. Met één klik loopt het gevalideerde order in je ERP.

Het resultaat

✅ 7× snellere verwerking
✅ Tot 95 % nauwkeurigheid out-of-the-box
✅ Volledige dekking van elk orderkanaal en elk formaat
✅ Gevalideerd voor de ERP-import

Alles in minder dan 2 minuten per order.

En je backoffice?

Die kan zich eindelijk op klantendienst en groei richten.

👉 Boek nu je demo

Waarom bedrijven voor Hyperfox kiezen

Hyperfox is een AI-platform voor orderautomatisering gebouwd voor producenten, distributeurs en logistieke bedrijven.

Het captert, valideert en verbindt orders uit elk kanaal, van e-mails en PDF’s tot API’s, EDI of WhatsApp, en integreert direct met je ERP.

Door de sterke validatielaag worden alleen correcte orders verwerkt die je contractafspraken volgen. Zo blijft je systeem schoon en je klant tevreden.

Veelgestelde vragen

1. Kan Hyperfox orders uit WhatsApp of spraakberichten verwerken?

Ja. Hyperfox ondersteunt alle courante formaten: beelden (JPEG, PNG), PDF’s, Excels en audiobestanden (MP3, WAV). De orderdata worden er automatisch uit gehaald en gevalideerd.

2. Wat maakt Hyperfox anders dan OCR- of EDI-tools?

OCR-tools lezen alleen tekst. EDI-systemen verwerken alleen gestructureerde data. Hyperfox begrijpt beide, gestructureerd en ongestructureerd, over alle kanalen, en valideert voor er iets naar je ERP gaat.

3. Hoe werkt de validatielaag?

Elk order gaat door een AI-gestuurde validatieflow die contracten, leveringsvoorwaarden, voorraad en kredietregels nakijkt. Alleen conforme orders gaan verder.

4. Met welke ERP’s kan Hyperfox verbinden?

Hyperfox integreert met Odoo, Business Central, SAP, Exact Online en andere ERP-systemen, voor vlotte automatisering.