Kleine veranderingen, grote impact op uw bedrijfsvoering

Bij onze voortdurende zoektocht naar operationele efficiëntie en procesautomatisering stuiten we vaak op de noodzaak van belangrijke veranderingen. Zoals we echter uit het boek van James Clear hebben geleerd, „Atomic Habits”, en zoals benadrukt in onze vorige blogpost over de Value Innovation Matrix - kunnen kleine veranderingen met weinig inspanning aanzienlijke gevolgen hebben, denk aan quick wins. Deze blogpost gaat in op hoe incrementele aanpassingen een revolutie kunnen betekenen voor bedrijfsprocessen en operationele efficiëntie.

De kracht van incrementele veranderingen

Het stellen van ambitieuze doelen, zoals 10 kilo afvallen, vereist een verandering in routine, gewoontes en manier van denken. Zoals we echter hebben gezien met onze laatste inzichten over de Value Innovation Matrix, de sleutel tot langdurige successen met een grote impact is niet zo eenvoudig, dit zijn vaak complexe taken die veel inspanning vergen. Je kunt ze vergelijken met strategische innovaties, hoe groter de winst.

Dit geldt ook voor operationele processen. Eenmaal ontworpen, zijn ze in de loop der jaren vervormd geraakt, ad hoc aangepast, een bron van slordigheid. De operator op de werkvloer heeft slechte gewoontes ontwikkeld, de slechte gewoonte van de eigenaar van het proces verschuift naar „business as usual”, slechte gewoontes en niet bijgewerkte processen, dat is absoluut te vermijden.

Het proces is achterhaald, een zwarte doos geworden en duidelijk inzicht is verloren gegaan. Een basisrecept voor rampen, bovendien zullen geïnstitutionaliseerde slechte gewoonten de uitkomst ook niet ten goede komen. Ga dus aan de slag.

Om dit te bereiken kun je complexe taken eerst opsplitsen in oplossingsgerichte kleine, duurzame stappen, in plaats van te beginnen met drastische maatregelen. Dit concept is zowel van toepassing op persoonlijke doelen als op operationele verbeteringen in bedrijven. In plaats van drastische verbeteringen doorvoeren, kan het focussen op kleine, duurzame veranderingen betere, langdurige resultaten opleveren.

'Atomic Habits' toepassen in operationele efficiëntie en procesre-engineering

Het boek 'Atomic Habits' onderstreept het belang van kleine, consistente veranderingen, wat een cruciaal concept is voor operationele efficiëntie en proces re-engineering. Door deze principes af te stemmen op strategieën voor continue verbetering, kunnen bedrijven een synergie creëren tussen geleidelijke procesverbeteringen en innovatieve waardecreatie, wat leidt tot meer operationele efficiëntie en een meer flexibele benadering van re-engineeringsprocessen.

Denk bijvoorbeeld aan een logistiek bedrijf dat voor uitdagingen staat op het gebied van supply chain management. In plaats van een complete omschakeling, die arbeidsintensief en riskant kan zijn, zou het bedrijf kunnen beginnen met het opnieuw ontwerpen van een enkel proces, zoals het automatiseren van het bijhouden van de voorraad. Deze kleine wijziging zou kunnen leiden tot grotere voordelen, zoals kortere doorlooptijden en verbeterde voorraadnauwkeurigheid, waardoor de algehele efficiëntie van de toeleveringsketen cumulatief wordt verbeterd.

Duurzame automatisering — Een stapsgewijze aanpak

Om duurzame automatisering in uw bedrijfsprocessen te omarmen, is een methodische en gefaseerde aanpak vereist. Hier is een stapsgewijze handleiding om aan de slag te gaan:

1. Identificeer verbeterpunten: Begin met een volledige beoordeling van uw huidige processen, met behulp van hulpmiddelen zoals procestoewijzing om taken te identificeren die repetitief en tijdrovend zijn en vatbaar zijn voor menselijke fouten of zelfs blokkerende knelpunten. Deze taken zijn meestal uitstekende kandidaten voor automatisering. Volgende maand gaan we dieper in op het identificeren van processen voor HyperAutomation, waarbij procesmapping in deze fase een doorbraak kan betekenen.

2. Stel duidelijke doelen: Nadat u potentiële automatiseringsgebieden hebt geïdentificeerd, kunt u deze prioriteren met behulp van een eenvoudig scoresysteem op basis van impactfactoren zoals frequentie, foutenpercentage en tijdsbesteding of op basis van kostenniveau. Stel duidelijke doelen voor wat u wilt bereiken, zoals het verkorten van de doorlooptijd van processen, het verhogen van de nauwkeurigheid of het verbeteren van de klantervaring.

3. Begin klein: Kies een of twee kleine, beheersbare processen om mee te beginnen, bij voorkeur processen die snelle resultaten opleveren. Deze aanpak maakt testen en leren mogelijk zonder al te veel risico's te nemen of uw hele operatie te verstoren. Misschien wilt u bijvoorbeeld het genereren van facturen of e-mailreacties op veelvoorkomende vragen van klanten automatiseren. Stel een case samen - misschien met vallen en opstaan en leer! Ontwikkel een methode die precies bij uw branche past.

4. Ontwikkel een duidelijk plan: Gebruik uw aangepaste methode om een gedetailleerd plan te maken voor het automatiseringsproject. Vermeld doelen, verwachte resultaten, tijdlijnen, benodigde middelen en mogelijke uitdagingen. Zorg ervoor dat alle belanghebbenden, waaronder proceseigenaren, IT-personeel en eerstelijnsmedewerkers, het plan begrijpen en eraan bijdragen.

5. Geleidelijk implementeren en monitoren: Implementeer de automatiseringsoplossingen geleidelijk één voor één, zodat uw resultaten toenemen, voortbouwend op eerdere verbeteringen, zodat uw team voldoende is opgeleid om ze te gebruiken. Houd de prestaties van deze tools in de beginfase nauwlettend in de gaten. Houd statistieken bij die verband houden met uw doelstellingen, zoals de doorlooptijd van processen, foutenpercentages of klanttevredenheidsscores. Maar controleer vooral of de personen die betrokken zijn bij de processen hun gewoontes hebben aangepast, voer alle punten van het proces tot in de puntjes uit.

6. Feedback verzamelen en herhalen: Verzamel feedback van je team en alle andere belanghebbenden die door de automatisering worden beïnvloed. Gebruik deze feedback om aanpassingen en verbeteringen aan te brengen. Automatisering moet een iteratief proces zijn, dat voortdurend wordt verfijnd om de voordelen ervan te maximaliseren.

Neem contact met ons op voor meer informatie; het Hyperfox selfserviceportaal is er om u te helpen uw operationele processen te hyperautomatiseren voor efficiëntie.

Conclusie

De filosofie van het boek „The Atomic Habits”, aangevuld met de strategische inzichten uit de Value Innovation Matrix, biedt een robuust kader voor het verbeteren van operationele processen. Kleine, consistente wijzigingen in onze operationele strategieën, zoals voorgesteld door Clear, kunnen leiden tot aanzienlijke, duurzame verbeteringen, een weerspiegeling van de innovatieve benaderingen die we eerder hebben onderzocht. Het gaat erom continue verbetering en innovatie te omarmen voor een blijvende impact. Welke kleine verandering zou u vandaag kunnen doorvoeren om uw reis naar efficiëntere operaties te beginnen?

Als je meer wilt weten over de inzichten van „The Atomic Habits”, van James Clear, overweeg dan om het boek aan te schaffen hier voor een uitgebreide gids over het aanbrengen van zinvolle veranderingen die blijvend zijn, zowel in het persoonlijke leven als in de professionele omgeving.

Laatste opmerking

Deze strategieën, zoals beschreven in „The Atomic Habits” en onze vorige blogpost, zijn niet alleen gunstig voor persoonlijke groei, maar ook cruciaal voor professionele ontwikkeling, vooral op het gebied van operationele efficiëntie en automatisering. Blijf op de hoogte voor meer inzichten, en voel je vrij om neem contact met ons op als u meer informatie wilt over hoe u uw bedrijfsprocessen kunt automatiseren voor operationele efficiëntie.

Neem contact met ons op via LinkedIn

Bekijk onze recente LinkedIn-post, neem deel aan het gesprek en deel uw mening over hoe automatisering de toekomst van het bedrijfsleven vormgeeft.