Clavis Books automatiseert zijn order-to-cash proces met Hyperfox

Clavis Books geeft kinderboeken uit en kwam bij Hyperfox met een duidelijke opdracht: customer operations van begin tot eind automatiseren, met AI. Onder leiding van Kristien Werck vormt Clavis het bedrijf in hoog tempo om rond AI, in alle takken van de bedrijfsvoering. Voor customer operations kozen ze Hyperfox — een Belgische speler met een partnership met Google DeepMind, die daarnaast kort op de Claude-modellen van Anthropic werkt.

Wat nu automatisch loopt

Hyperfox neemt het order-to-cash proces op drie fronten over. Orders die via mail binnenkomen worden gelezen, gevalideerd en ingeboekt zonder dat iemand ze overtypt. Webshopbestellingen lopen door dezelfde pijplijn. En B2B-klanten krijgen een eigen portaal, waarin elke klant enkel zijn eigen producten ziet aan zijn eigen afgesproken prijzen — precies wat het bruikbaar maakt voor een uitgeverij met sterk verschillende voorwaarden per account. De lastigere internationale flows worden in dezelfde beweging afgehandeld.

Minder dan een maand, en 98% accuraat

Wat opvalt is hoe snel het stond. De volledige transformatie nam minder dan een maand. Op binnenkomende e-mail draait het systeem op 98% accuraatheid — en dat op echt verkeer, waar één bericht soms twintig orders van honderd lijnen bevat.

AI raakt bij ons elk onderdeel van het bedrijf, dus voor customer operations wilden we geen experiment maar iets dat meteen werkt. Binnen de maand stond het, en de nauwkeurigheid was er vanaf dag één. Dat tempo heeft ons het meest verrast.

Kristien Werck, bestuurder bij Clavis Books

Volgende stap: een intelligence layer

De volgende fase loopt al. Samen met Clavis bouwen we aan een intelligence layer die de customer operations quasi autonoom zal sturen — niet enkel verwerken wat binnenkomt, maar ook beslissen wat ermee moet gebeuren.