Automatisation du back-office dans la chimie et les plastiques

Profil de l'entreprise

Un acteur majeur de la chimie et des plastiques faisait face à de sérieux problèmes opérationnels : des exigences clients complexes et un traitement des commandes inefficace. Une première tentative de rationalisation, via un portail client développé en interne, a échoué et généré des pertes financières.

Les défis

Une charge de travail élevée pour les équipes back-office

L'équipe croulait sous les tâches manuelles, dont la saisie des commandes. Les produits et les conditions sont complexes, ce qui rendait ce travail propice aux erreurs.

Des demandes clients incessantes

Un volume élevé d'appels et d'e-mails pour vérifier le statut des commandes pesait encore davantage sur le back-office. En savoir plus sur l'IDP Agent.

Des canaux clients complexes

Chaque client avait ses propres besoins : produits personnalisés, tarifs spécifiques, conditions de livraison sur mesure. Les webshops et les plateformes B2B standards ne savaient pas gérer cela correctement.

Un précédent projet raté

‍Plus de 150 000 € sont partis chez une agence pour développer une solution sur mesure. Au final, elle ne répondait pas aux besoins de l'entreprise.

La mise en place de Hyperfox

Pour régler ces problèmes, l'entreprise a déployé Hyperfox Business Software, avec les fonctions clés suivantes :

Intégration ERP

Hyperfox a été connecté à l'ERP Sage on-premise de l'entreprise, via des imports et exports planifiés des données produits, commandes, livraisons, factures et clients. Les systèmes restaient ainsi synchronisés. La qualité des données s'est améliorée et la saisie manuelle a diminué.

Partage de documents en temps réel

‍Hyperfox a rendu le partage de documents possible : les clients consultent leurs commandes, leurs bons de livraison et leurs factures en temps réel. Ce passage au zéro papier a fluidifié les opérations et fortement réduit les demandes de statut.

Paiement des factures en ligne

Comme les clients paient leurs factures en ligne via Hyperfox, l'argent rentre plus vite et le paiement est plus simple. La satisfaction globale y gagne.

Suivi des commandes et des livraisons en temps réel

‍Les commandes passées via le portail client étaient validées automatiquement avant leur import dans l'ERP. Cette étape garantissait des données exactes et le respect des accords contractuels, ce qui réduisait les erreurs et les contrôles manuels.

Les résultats

Une satisfaction client en hausse

Le self-service offert par Hyperfox a fait monter la satisfaction client : chacun gère ses échanges plus efficacement et avec plus de transparence.

Moins de charge pour les équipes back-office

L'automatisation du traitement des commandes et l'accès aux données en temps réel ont nettement allégé la charge du back-office. L'équipe se consacre à des tâches plus stratégiques, et son travail y gagne en intérêt.

Efficacité opérationnelle

Moins d'erreurs, moins d'interventions manuelles, des échanges plus fluides : l'entreprise a vu son efficacité opérationnelle progresser et ses frais généraux liés au service client et au traitement des commandes diminuer.

Conclusion

La mise en place de Hyperfox Business Software a transformé le back-office de cette entreprise de la chimie et des plastiques, avec des solutions taillées pour ses défis propres.

En automatisant les processus critiques, en connectant les systèmes essentiels et en donnant aux clients de vrais outils de self-service, Hyperfox a permis à l'entreprise de gagner nettement en efficacité, d'améliorer son service client et d'accélérer ses transactions financières. Cette étude de cas montre l'impact de Hyperfox face à des obstacles sectoriels à l'efficacité et à la satisfaction client.

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