T'Sas automatise ses commandes B2B par e-mail avec le Hyperfox Sales Order Agent

T'Sas traite 63 % de ses commandes B2B sans que personne n'y touche. Le reste passe encore sous un œil humain, mais uniquement en contrôle : de dix minutes par commande à une.

À propos de T'Sas

T'Sas est un grossiste belge en fruits, légumes et produits frais, qui approvisionne l'horeca et le retail dans tout le pays. Le frais ne pardonne rien : les commandes arrivent la nuit, quand les clients terminent leur service du soir, doivent être préparées avant le matin et se trouver dans une camionnette avant l'ouverture du client. Dans cette fenêtre, il n'y a pas de place pour ressaisir quoi que ce soit.

Le cas

Les commandes arrivent chez T'Sas par e-mail. Hyperfox les lit et les enregistre directement dans 4BS PartijRegistratie, l'ERP sur lequel tourne l'entreprise. Pas d'étape intermédiaire, pas de ressaisie, pas de copier-coller entre une boîte mail et un écran de commande.

Pourquoi c'était difficile

Ce n'est pas un problème bien rangé, et c'est précisément pour cela qu'il valait la peine d'être résolu :

• Des bons de commande très longs. Un seul e-mail peut contenir l'assortiment d'une semaine entière, sur des centaines de lignes.
• Des notes manuscrites. Bons photographiés, annotations en marge, corrections qui n'ont de sens que pour qui connaît le client.
• Un traitement propre à chaque client. Chaque compte a ses habitudes, ses dénominations d'articles et ses règles sur ce qui peut être remplacé.
• Des unités qui ne correspondent pas. Un client commande en kilos, l'ERP attend des pièces — ou l'inverse. Se tromper sur cette conversion n'est pas une erreur d'arrondi, c'est une livraison erronée.

Cela faisait longtemps que nous cherchions à automatiser notre saisie de commandes. La plupart nous arrivent la nuit, quand nos clients terminent leur service du soir. Et chaque client a sa propre façon de commander : l'un l'écrit sur une serviette en papier, l'autre envoie un bon de commande détaillé avec ses propres références. Hyperfox a vraiment réussi à nous aider : chaque commande est traitée par l'IA et intelligemment reconnue par le système. Nous n'avons plus à déchiffrer des pattes de mouche ni à ressaisir des bons de cent lignes. Hyperfox est le collègue qui prépare tranquillement tout, et nous contrôlons là où c'est nécessaire.

Stephan T'Sas, administrateur chez T'Sas

Ce que cela a changé

63 % des commandes passent désormais sans intervention humaine. Pour les autres, le travail n'est plus de la saisie mais de la validation — un coup d'œil pour confirmer que l'agent a bien lu. Cela prenait environ dix minutes par commande. Aujourd'hui, une.

Le gain ne tient pas qu'à ces minutes. Il tient à ce que le service commandes cesse d'être le goulot d'étranglement sur la seule partie de la journée qui ne peut pas bouger : les heures entre la dernière commande reçue et la première camionnette qui part.