Backoffice-automatisering in de chemie en kunststofindustrie

Bedrijfsprofiel

Een belangrijke speler in de chemische en kunststofindustrie stond voor grote operationele uitdagingen vanwege de complexiteit van de eisen van hun klanten en inefficiënties in hun orderverwerkingssysteem. Eerdere pogingen om de activiteiten te stroomlijnen via een intern ontwikkeld klantenportaal waren niet succesvol, wat leidde tot financiële verliezen.

Uitdagingen

Hoge werkdruk op backofficeteams

Het team werd belast met handmatige taken, zoals het invoeren van bestellingen, die vanwege de complexe aard van de producten en voorwaarden foutgevoelig waren.

Frequente vragen van klanten

Een groot aantal telefoontjes en e-mails om de status van bestellingen te controleren, zet het backoffice-personeel extra onder druk.

Complexe klantenkanalen

Elke klant had unieke behoeften aan op maat gemaakte producten, specifieke prijzen en gepersonaliseerde leveringsvoorwaarden, die standaard webshops en B2B-platforms niet voldoende aankonden.

Mislukte vorige systeemimplementatie

‍Meer dan $150.000 werd besteed aan een bureau om een oplossing op maat te ontwikkelen die uiteindelijk niet voldeed aan de behoeften van het bedrijf.

Hyperfox-implementatie

Om deze problemen aan te pakken, heeft het bedrijf Hyperfox Business Software geïmplementeerd, die de volgende belangrijke functies bevatte:

ERP-integratie

Hyperfox werd geïntegreerd met het lokale Sage ERP-systeem van het bedrijf door middel van geplande import/export van product-, order-, leverings-, factuur- en klantgegevens. Dit zorgde voor een naadloze synchronisatie tussen systemen, verbeterde de nauwkeurigheid van de gegevens en verminderde handmatige gegevensinvoer.

Documenten in realtime delen

‍Hyperfox maakte het mogelijk om documenten te delen, waardoor klanten in realtime toegang hebben tot hun specifieke bestellingen, leveringsbonnen en facturen. Deze verschuiving naar een papierloos systeem stroomlijnde de bedrijfsvoering en verminderde de behoefte aan communicatie over statuscontroles aanzienlijk.

Online factuurbetalingen

Door online factuurbetalingen via Hyperfox mogelijk te maken, heeft het bedrijf zijn cashflow versneld en het betalingsproces voor klanten vereenvoudigd, waardoor de algehele tevredenheid is toegenomen.

Real-time volgen van bestellingen en leveringen

‍Bestellingen die via het klantenportaal werden geplaatst, werden automatisch gevalideerd voordat ze in het ERP-systeem werden geïmporteerd. Deze stap zorgde voor nauwkeurigheid en naleving van contractuele overeenkomsten, waardoor het aantal fouten en de noodzaak van handmatige controles werden beperkt.

Resultaten

Verbeterde klanttevredenheid

De zelfbedieningsmogelijkheden van Hyperfox leidden tot een hogere klanttevredenheid, omdat klanten hun interacties efficiënter en transparanter konden beheren.

Lagere werklast voor backofficeteams

De automatisering van de orderverwerking en de beschikbaarheid van realtime gegevens verminderden de werklast van backofficemedewerkers aanzienlijk, waardoor ze zich konden concentreren op meer strategische taken en het werkplezier verbeterden.

Operationele efficiëntie

Met minder fouten, minder handmatige tussenkomst en gestroomlijnde communicatie zag het bedrijf een verbetering in de operationele efficiëntie en een daling van de overheadkosten in verband met klantenservice en orderverwerking.

Conclusie

De implementatie van Hyperfox Business Software heeft de backoffice-activiteiten van dit chemie- en kunststofbedrijf getransformeerd en zijn unieke uitdagingen aangepakt met op maat gemaakte oplossingen. Door kritieke processen te automatiseren, essentiële systemen te integreren en klanten krachtige zelfbedieningstools te bieden, heeft Hyperfox het bedrijf geholpen om aanzienlijke operationele verbeteringen, verbeterde klantenservice en snellere financiële transacties te realiseren. Deze use-case toont de grote invloed van Hyperfox op het overwinnen van branchespecifieke belemmeringen voor efficiëntie en klanttevredenheid.