Backoffice-automatisering in de chemie- en kunststofsector

Bedrijfsprofiel

Een belangrijke speler in de chemie- en kunststofsector botste op zware operationele problemen: complexe klantvereisten en een inefficiënte orderverwerking. Een eerdere poging om de werking te stroomlijnen met een zelf ontwikkeld klantenportaal draaide uit op een mislukking, met financieel verlies tot gevolg.

Uitdagingen

Hoge werklast voor de backofficeteams

Het team liep vol met manueel werk, zoals orderinvoer. De producten en de voorwaarden zijn complex, en daardoor was dat werk foutgevoelig.

Voortdurende vragen van klanten

Veel telefoons en e-mails over de status van orders legden extra druk op de backoffice. Meer weten over de IDP Agent.

Complexe klantkanalen

Elke klant had eigen noden: producten op maat, specifieke prijzen en eigen leveringsvoorwaarden. Standaard webshops en B2B-platformen konden dat niet degelijk aan.

Mislukte eerdere systeemimplementatie

‍Er ging meer dan €150.000 naar een agency om een oplossing op maat te bouwen. Die voldeed uiteindelijk niet aan de noden van het bedrijf.

De invoering van Hyperfox

Om die problemen aan te pakken voerde het bedrijf Hyperfox Business Software in, met deze kernfunctionaliteiten:

ERP-integratie

Hyperfox werd gekoppeld aan het on-premise Sage ERP van het bedrijf, via geplande import en export van product-, order-, leverings-, factuur- en klantgegevens. Zo bleven de systemen naadloos gesynchroniseerd. Dat verhoogde de datakwaliteit en beperkte de manuele gegevensinvoer.

Documenten delen in real time

‍Met Hyperfox kon het bedrijf documenten delen: klanten zien hun eigen orders, leveringsbonnen en facturen in real time. Die stap naar papierloos werken stroomlijnde de werking en verminderde de statusvragen sterk.

Facturen online betalen

Doordat klanten hun facturen online betalen via Hyperfox, kwam het geld sneller binnen en werd betalen eenvoudiger. Dat verhoogde de tevredenheid.

Orders en leveringen opvolgen in real time

‍Orders via het klantenportaal werden automatisch gevalideerd voor ze in het ERP werden ingeboekt. Die stap zorgde voor correcte gegevens en respect voor de contractuele afspraken, wat fouten en manuele controles verminderde.

Resultaten

Hogere klantentevredenheid

De selfservice van Hyperfox deed de klantentevredenheid stijgen: klanten regelen hun zaken efficiënter en met meer transparantie.

Minder werk voor de backofficeteams

Automatische orderverwerking en gegevens in real time verlaagden de werklast van de backoffice aanzienlijk. Het team kan zich nu op strategischer werk richten, en dat maakt het werk ook aangenamer.

Operationele efficiëntie

Minder fouten, minder manuele tussenkomst en vlottere communicatie: het bedrijf zag zijn operationele efficiëntie stijgen en de overheadkosten rond klantendienst en orderverwerking dalen.

Conclusie

De invoering van Hyperfox Business Software heeft de backoffice van dit chemie- en kunststofbedrijf omgevormd, met oplossingen op maat van zijn specifieke uitdagingen.

Door kritieke processen te automatiseren, essentiële systemen te koppelen en klanten sterke selfservicetools te geven, hielp Hyperfox het bedrijf aan een flinke operationele sprong, een betere klantendienst en snellere financiële transacties. Deze klantencase laat zien wat Hyperfox betekent bij sectorspecifieke obstakels voor efficiëntie en klantentevredenheid.

Klaar om te zien hoe dit werkt voor jouw bedrijf? Boek een demo en we lopen samen een live voorbeeld door met je eigen orderdata.