T'Sas automatiseert zijn B2B-ordermails met de Hyperfox Sales Order Agent

T'Sas verwerkt 63% van zijn B2B-bestellingen zonder dat iemand ze aanraakt. De rest krijgt nog een menselijk oog, maar enkel als controle: van tien minuten per order naar één.

Over T'Sas

T'Sas is een Belgische groothandel in groenten, fruit en versproducten, die horeca en retail in het hele land bevoorraadt. Vers is een onverbiddelijk vak: orders komen 's nachts binnen, wanneer klanten hun avondshift afsluiten, moeten voor de ochtend gepickt worden en op een bestelwagen staan voor de klant opent. In dat venster is geen ruimte om nog iets over te typen.

De case

Bestellingen komen bij T'Sas binnen via mail. Hyperfox leest ze en boekt ze rechtstreeks in 4BS PartijRegistratie, het ERP waar het bedrijf op draait. Geen tussenstap, geen overtypen, geen kopiëren en plakken tussen een mailbox en een orderscherm.

Waarom het lastig was

Dit is geen net probleem, en precies daarom was het de moeite om op te lossen:

• Zeer lange bestelbonnen. Eén mail kan het volledige weekassortiment bevatten, honderden lijnen diep.
• Handgeschreven bonnetjes. Gefotografeerde bestelbriefjes, notities in de marge, correcties die enkel logisch zijn voor wie de klant kent.
• Klantspecifieke verwerking. Elke klant heeft eigen gewoontes, eigen artikelbenamingen en eigen regels over wat vervangen mag worden.
• Eenheden die niet overeenkomen. Een klant bestelt in kilo's, het ERP verwacht stuks — of omgekeerd. Die omrekening fout krijgen is geen afrondingsfout, dat is een verkeerde levering.

We probeerden al langer om onze orderinvoer te automatiseren. We krijgen onze bestellingen vooral 's nachts binnen, wanneer onze klanten stoppen met hun avondshift. En iedere klant heeft zo zijn manier van bestellen: de ene schrijft het op een servetje, de andere via een uitgebreide PO met hun eigen artikelnummers. Hyperfox is erin geslaagd om ons echt te helpen: elke order wordt verwerkt met AI en slim herkend door het systeem. Wij moeten geen kattengeschrift meer ontcijferen, of bonnen van 100 lijnen overtypen. Hyperfox is onze collega die rustig alles klaarzet, en wij doen de controle waar nodig.

Stephan T'Sas, bestuurder T'Sas

Wat het opleverde

63% van de bestellingen loopt nu door zonder menselijke tussenkomst. Voor de rest is het werk geen invoer meer maar goedkeuring — een blik om te bevestigen dat de agent het juist gelezen heeft. Dat kostte voordien ongeveer tien minuten per order. Nu één.

De winst zit niet alleen in die minuten. Ze zit erin dat de orderdesk ophoudt het knelpunt te zijn op het enige stuk van de dag dat niet kan opschuiven: de uren tussen het laatste binnenkomende order en de eerste vertrekkende bestelwagen.