Farmapunt, zorgportaal voor medicatiebestellingen

Focus

Farmapunt is een keten van publieksapotheken in Noord-Limburg. Naast patiënten in de apotheek, levert Farmapunt in een B2B-context ook aan woonzorgcentra en zorginstellingen in de buurt. In die omgeving is transparante communicatie essentieel, omdat tijdigheid, volledigheid en correctheid van medicatie cruciaal zijn in de patiëntenzorg.

Context

Achter de apothekersbalie is er heel wat extra operationele activiteit. Woonzorginstellingen sturen orders, onder meer in de vorm van medicatielijsten, op verschillende manieren naar Farmapunt. Die komen uiteindelijk terecht bij de productierobot, die medicatie voor bewoners aftelt en verpakt in individuele zakjes. Per innamemoment worden die zakjes per bewoner gebundeld in globale cassettes.

In een volgende stap kan een bestelling aangevuld worden met bijvoorbeeld ampullen. Het doel is eenvoudig: verpleging moet zo weinig mogelijk hoeven nadenken over wat per patiënt toegediend moet worden. Dat kan alleen als de bestelling correct is én tijdig beschikbaar. Afgewerkte bestellingen worden één keer per dag geleverd aan de verschillende woonzorgcentra en zorginstellingen.

Uitdagingen

Farmapunt botste op drie duidelijke uitdagingen:

• Een toevloed aan e-mails, telefoons en doorgestuurde orderlinks dreigde een bottleneck te creëren in de backoffice.
• Overzicht bewaren werd moeilijk, waardoor communicatie met woonzorgcentra en instellingen stroever verliep.
• Binnenkomende orders werden niet uniform verwerkt.

Oplossing, de Hyperfox-methode

Hyperfox bundelde samenwerking en orderverwerking in één aanpak:

• Een care portal geïntegreerd in het Hyperfox-platform: verpleegkundigen beheren medicatielijsten en kunnen bijkomende producten bestellen in opdracht van een bewoner.
• Koppeling met een formularium als productcatalogus, zodat producten opzoeken en bijsluiters consulteren eenvoudig wordt.
• Een module om vragen in te sturen en wijzigingen aan bestellingen aan te vragen, opgevolgd via een helpdesk-systeem.
• Consolidatie van alle andere bestelkanalen op het platform, naast de bestellingen die rechtstreeks in het systeem opgevolgd worden.

Impact

Gebruiksvriendelijkheid is een pluspunt, maar de grootste winst zit in de afstemming: “besteller” en “verwerker” werken in hetzelfde systeem. Daardoor steeg niet alleen de verwerkingssnelheid, ook het overzicht voor beide partijen groeide significant.

“We hebben voor Hyperfox gekozen omdat zij een systeem aanbieden dat instaat voor een vereenvoudigde communicatie met de woonzorgcentra via hun platform. De explosieve groei en de toevloed aan e-mails, telefoons en doorgestuurde orderlinks op één dag, maakten het noodzakelijk om deze te bundelen in een platform. Alleen zo kunnen we een transparante communicatie met onze woonzorgcentra en instellingen mogelijk maken. Dankzij Hyperfox kunnen we Farmapunt nu op een duurzame manier laten groeien.”
Kristien Hulsbosch, bestuurder, Farmapunt

Belangrijkste leerpunten

Uniforme, digitale orderverwerking is essentieel om medicatieveiligheid en transparante communicatie met zorginstellingen te waarborgen. Door bestellers en verwerkers samen te brengen in één systeem, namen snelheid, overzicht en betrouwbaarheid aanzienlijk toe. Zo wordt niet alleen het proces eenvoudiger, maar wordt ook duurzame groei mogelijk.

Eén centrale orderintake maakt het verschil: minder ruis, meer controle, en een flow die meegroeit met de vraag.