Klantencase Farmapunt: zorgportaal voor orders

Focus

Farmapunt is een keten van openbare apotheken in Noord-Limburg. Naast de patiënten in de apotheek bedient Farmapunt ook een B2B-publiek: woonzorgcentra en zorginstellingen in de buurt. In die context is transparante communicatie essentieel, want tijdigheid, volledigheid en correctheid van medicatie zijn cruciaal in de patiëntenzorg.

Context

Achter de apotheekbalie gebeurt een pak meer operationeel werk. Zorginstellingen bezorgen hun orders op verschillende manieren, onder meer via medicatielijsten van bewoners.

Die orders komen uiteindelijk bij een productierobot terecht. Die telt de medicatie per bewoner af en verpakt ze in individuele zakjes. Per innamemoment worden die zakjes per bewoner gebundeld in cassettes.

In een volgende stap kan het order aangevuld worden met bijkomende artikelen, zoals ampullen. Het doel is simpel: verpleegkundigen moeten zo weinig mogelijk nadenken over wat er per patiënt toegediend moet worden.

Dat werkt alleen als het order correct is en op tijd klaarstaat. Afgewerkte orders worden één keer per dag geleverd bij de verschillende woonzorgcentra en zorginstellingen. Meer weten over het Hyperfox B2B Customer Portal.

Uitdagingen

Farmapunt had drie duidelijke uitdagingen:

• Een vloedgolf aan e-mails, telefoons en doorgestuurde orderlinks dreigde een flessenhals te worden in de backoffice.
• Het overzicht bewaren werd moeilijk, waardoor ook de communicatie met zorginstellingen lastiger werd.
• Inkomende orders werden niet op een uniforme manier verwerkt.

Oplossing: de Hyperfox-methode

Hyperfox voerde een gestructureerde aanpak in om de samenwerking en de orderverwerking gelijk te trekken:

• Een eigen zorgportaal, geïntegreerd in het Hyperfox-platform, waarmee verpleegkundigen de medicatielijsten van bewoners beheren en extra producten bestellen in naam van een bewoner.
• Een koppeling met een formularium dat als productcatalogus werkt, zodat je producten makkelijk vindt en de bijsluiter kan nalezen.
• Een module om vragen te stellen en wijzigingen aan orders aan te vragen, met opvolging via een helpdeskflow.
• Alle andere kanalen waarlangs orders binnenkomen, samengebracht in het platform, naast de orders die al direct in het systeem lopen.

Impact

De gebruiksvriendelijkheid ging erop vooruit, maar de grootste verschuiving zit in de operationele afstemming: de “aanvrager” en de “verwerker” werken nu in hetzelfde systeem. Daardoor gaat de orderverwerking sneller en is het zicht op de orders voor beide kanten flink verbeterd.

“We kozen voor Hyperfox omdat ze een systeem bieden dat de communicatie met zorginstellingen vereenvoudigt via hun platform. Door de explosieve groei en de dagelijkse stroom aan e-mails, telefoons en doorgestuurde orderlinks was het nodig om alles in één platform te bundelen. Alleen zo kunnen we transparant communiceren met onze woonzorgcentra en zorginstellingen. Dankzij Hyperfox kunnen we Farmapunt nu op een duurzame manier laten groeien.”
Kristien Hulsbosch, Managing Director, Farmapunt

Belangrijkste les

Farmapunt leerde dat uniforme, digitale orderverwerking essentieel is om de medicatieveiligheid en de transparante communicatie met zorginstellingen te waarborgen. Door aanvragers en verwerkers samen te brengen in één systeem gingen snelheid, overzicht en betrouwbaarheid er flink op vooruit, en werd duurzame groei mogelijk.

Klaar om te zien hoe dit voor jouw bedrijf werkt? Boek een demo en we lopen samen een live voorbeeld door met je eigen orderdata.