Duplast case: Specialist in voedselverpakkingen

Focus

Duplast, Limburgse distributeur van voedselverpakkingen, verwerkt dagelijks honderden bestellingen van klanten via e-mail, telefoon en specifieke portalen. Elk klantsegment hanteert eigen productcodes en levervoorkeuren. Door de complexiteit werd de orderverwerking tijdrovend, foutgevoelig en moeilijk schaalbaar.

Samen met Hyperfox zet Duplast voortaan in op een doorgedreven automatisatie van het bestelproces. Resultaat: minder pieken op de klantenservice, minder fouten in het bestelproces en een proactieve klantenservice.

Een echt Limburgs familiebedrijf met diverse klantgroepen

Het Limburgse Familiebedrijf Duplast distribueert een heel breed gamma aan voedselverpakkingen en verdeelt deze naar groothandels en industrie. Als distributeur opereren zij in één dynamisch B2B-ecosysteem.

Gezien deze diversiteit aan klantgroepen komen de bestellingen bij hen binnen in veel verschillende formaten. Dat is een eenvoudig mailtje met tekst, een inkooporder in PDF, een excellijst, EDI of een mail met een link naar een B2B-portaal. Gezien klantgerichtheid heel centraal staat, brengt deze ontzorging van de klant wel uitdagingen met zich mee tijdens de orderintake.

Duplast staat daardoor voor de uitdaging om het bestelproces klaar te stomen voor verdere groei, met minder fouten, snellere verwerking en schaalbaarheid als focus.

‍

Voor Hyperfox

Versnipperde communicatie

Bestellingen komen binnen via meerdere kanalen: e-mails met PDF- of Excel-bijlagen, telefonische bestellingen of handgeschreven bonnen. Er is ook nog een zijinstroom via de klantenportalen.

Gepersonaliseerde productcatalogus‍

De productcatalogus is uitgebreid en complex: elk product heeft meerdere verpakkingseenheden, zoals doos, laag en pallet. Klanten hanteren bovendien eigen benamingen binnen hun productgamma.

Operationele piekmomenten‍

Op piekmomenten zorgt de orderintake voor extra druk binnen de klantenservice, die doorstroomt tot in het magazijn. Dit leidt al eens tot inefficiëntie en foute leveringen.

‍

Naar een geautomatiseerd bestelproces met Hyperfox

Van mailbox naar een gevalideerde bestelling in seconden‍

Bestellingen vanuit de Microsoft Outlook 365 inbox worden doorgestuurd naar HyperFox. Daar gaat de Hyperfox AI Order Agent aan de slag voor de data-extractie en de pre-validatie. De laatste controle gebeurt dan door de klantenservice. Die controleren voortaan de bestellingen in seconden, in plaats van deze handleiding over te typen in Exact Online.

Koppeling met Exact Online‍

Hyperfox werd gekoppeld aan het Het Exact Online ERP-systeem van Duplast. Daarbij wordt een realtime datakopie gemaakt van de klantenlijst, het productengamma, de prijslijsten en de klantspecifieke voorwaarden. De koppeling met Exact Online verloopt via een directe integratie met Hyperfox.

Klanten nudgen naar het bestelformulier

Naast de e-mailautomatisering biedt Hyperfox ook een handig gepersonaliseerd bestelformulier voor de klanten van Duplast. Iedere klant kan enkel zijn of de volledige productencatalogus raadplegen, en van daaruit eenvoudig bestellen en herbestellen. Minder e-mails, meer structuur.

‍

Van reactieve naar proactieve klantenservice

• 3 maanden na de start meer dan 50% van de bestellingen volledig geautomatiseerd, zonder manuele interventie.‍
• De klantenservice wint gemiddeld 2-3 uur per dag terug. Tijd die nu wordt ingezet voor klantrelaties, kwaliteitstaken en procesverbetering.
• ‍Geen vertraagde bestellingen meer: het magazijn krijgt de bestelling sneller binnen waardoor we sneller kunnen picken en uitleveren.
• ‍Medewerkers rapporteerden dat hun werk waardevoller werd, met minder routinetaken en meer aandacht voor uitzonderingen en klantdialogen.
  Service geven aan klanten wordt zo naar een nog hoger niveau getild.

‍

‍

„Dankzij Hyperfox win ik tot 3 dagen terug bij het verwerken van mijn bestellingen. Ik moet niets meer manueel intypen, enkel valideren. Ik vind het wel belangrijk om controle te houden over het hele proces, want er mag niets misgaan, en daar slaagt Hyperfox goed in. Ik heb eindelijk tijd om me bezig te houden met proactief klantencontact.”
Almina, Klantendienst van Duplast

‍

„We hebben voor Hyperfox gekozen, niet alleen omdat ze een Limburgse startup zijn met pit, maar omdat de oprichters jarenlange ervaring in de supply chain-sector kunnen voorleggen. Ze snappen de details van ons bestelproces als geen ander en delen onze waarde van doorgedreven klantgerichtheid.”
Jonas Paulussen, bestuurder Duplast.

‍

„Een veranderingsproces als dit loopt niet altijd van een leien dakje, de verandering is groot voor mens, organisatie en technologie. Hyperfox neemt de uitdaging serieus en zet door, zodat de gebruiker volledig op punt staat. Je koopt niet zomaar een platform, maar ook de kennis en de methode van het Hyperfox-team.”
StevenMaes CEO Duplast.