Waarom orderautomatisering de sleutel is tot flexibele logistiek

COVID, de blokkade van het Suezkanaal, tekort aan chauffeurs, geopolitieke instabiliteit. De logistiek kreeg de ene verstoring na de andere te verwerken. De bedrijven die zich het snelst aanpasten, hadden één ding gemeen: gestructureerde, geautomatiseerde orderstromen.

In deze aflevering legt logistiekveteraan Koen De Waele uit waarom orderautomatisering niet langer optioneel is als je flexibele logistieke operaties wil runnen.

Verstoringen dwingen de logistiek tot flexibiliteit

Gevraagd naar de logistieke uitdagingen van vandaag wijst Koen De Waele meteen naar de verstoringen van de afgelopen jaren. We hebben de COVID-19-epidemie gehad, maar ook bijvoorbeeld het containerschip dat met zijn blokkade in het Suezkanaal hele logistieke structuren wereldwijd op hun kop zette.

Dichter bij huis ziet hij ook uitdagingen in de verkeerscongestie, maar even praktisch in het vinden van chauffeurs voor langeafstandstransport. En dan hebben we het nog niet over geopolitiek in de brede zin. De logistiek zal in de toekomst vooral flexibel moeten zijn. Klassieke vragen zoals: waar gaan we voorraad houden - dicht bij de markt of centraal - zullen opnieuw bekeken moeten worden.

Samenwerken in de logistieke keten is de nieuwe standaard

Basisautomatisering binnen de logistieke sector is volgens Koen meer dan normaal. Maar die ERP's zijn intern gericht en niet op samenwerking in de keten.

Je staat nooit alleen in een logistieke keten: er is sourcing, er is warehousing, kortom een hele keten van stakeholders die opdrachten beïnvloeden die elkaar opvolgen.

Transport uitbesteden was vroeger evident, maar nu volgen langzaam maar zeker alle onderdelen van de keten: warehousing, operationele processen in het algemeen, tot zelfs sourcing.

Bovendien worden de batchgroottes kleiner en kleiner, waardoor de complexiteit in de logistieke keten toeneemt. Meer weten over de IDP Agent.

Bovendien schuift die logistieke keten ook steeds verder op naar de eindklant. De logistieke opdracht bestond vroeger uit één-op-één transport van de leverancier naar de fabriek. In een volgende stap kwam het distributiecentrum erbij.

Maar vandaag gaat het helemaal tot in de winkel en zelfs tot bij de eindklant als we consumer denken. Maar ook in B2B begint die trend door te breken.

Er is dus behoefte aan transparantie. Niet alleen: wat is de status van mijn pakket, maar ook: is het artikel beschikbaar voor een orderronde? De oplossing in B2B verschuift dus van voorraad houden naar het koppelen van de informatie over die voorraden.

Wat natuurlijk goed is voor de cashflow. Werkkapitaal aan 0 rente is helemaal iets van het verleden.

Technologie en tooling tillen het operationele proces op

In klassiek denken over ordermanagement denken we vooral in mensen. Je hebt veel handen nodig voor manuele orderinvoer. En opschalen kan alleen door extra mensen aan te werven. Alleen worden die ook hier schaars, en niemand staat vandaag te springen om saai, repetitief werk.

Een bijkomend nadeel: alle informatie zit in de hoofden van die mensen en niet in systemen. Verlaten ze het bedrijf, dan valt er een gat in die informatiestroom. Bovendien moet orderinvoer alle contracten beheersen, want elke klant heeft zijn specificiteiten, zijn prijsafspraken, zijn leveringsvoorwaarden…

Wil je een game changer zijn in technologie, dan is goede, correcte en coherente informatie van het begin af aan een verplicht startpunt. Want informatie komt vandaag via verschillende kanalen binnen: gestructureerd zoals EDI, maar ook ongestructureerd via e-mail.

Daar kunnen we technologisch al ingrijpen via AI en zijn taalmodel. Zo kunnen we orders als gestructureerde data in de keten zetten en verderop in de samenwerking van die kwalitatieve data profiteren.

De rol van de mens verschuift van intake naar controle, en dat is een pak efficiënter. Tijd gaat niet meer naar invoeren, maar naar het order informatief verfijnen.

Dat levert misschien niets op voor sales, maar het geeft een solide informatiebasis voor volgende systemen zoals WMS, TMS, enzovoort.

Deelprocessen automatiseren betaalt zich terug, maar begin in de eerste plaats bij orderautomatisering

Hoe begin je aan zo'n automatisering? Grote allesomvattende projecten die jaren duren en niet alleen zwaar changemanagement vragen, maar de lopende processen meestal ook lang verlammen, zijn voorbijgestreefd.

Die monolithische oplossing was er vroeger uit noodzaak, omdat applicaties met elkaar laten praten een grote uitdaging was. Vandaag, met de wereld van API's en UX'en die je op elkaar kan afstemmen, is die hindernis weg.

Pak wel deelprocessen aan, en denk strategisch na over de volgorde waarin je dat uitwerkt. Wat voor de WMS, de TMS, het klantenportaal en ordermanagement? Kan je vandaag perfect een oplossing bovenop een bestaande, onhandelbare structuur hangen en stap per stap werken? Het is efficiënter en sneller.

De strategie waarbij Hyperfox het ordermanagementstuk vóór de bestaande klassieke ERP's hangt, is volgens Koen dus het juiste startpunt. Kijk je naar dat deelproces, dan zie je dat bedrijven meer dan één rol opnemen.

Ze zijn vaak tegelijk producent, distributeur en speler in e-commerce. Zo krijg je die complexiteit van backoffices, die elk specifieke deelprocessen moeten afhandelen. Een klassiek ERP is daar niet voor gebouwd.

Een correcte tool voor orderautomatisering moet al die verschillende kanalen ondersteunen om alles wat binnenkomt om te zetten in die gestructureerde data. En het ook doorgeven aan het vervolgproces, zoals fulfilment.

Maar daartussen zit nog een grote kwestie: de complexiteit van businessmodellen. Elke klant heeft zijn eigen traject. Dat vraagt stevige domeinkennis. En net daar moet die backoffice zijn toegevoegde waarde beginnen te tonen…

Het resultaat is hogere performantie en meer waardecreatie per medewerker.

Klantenportaal als sluitstuk

Uit de vragen van de luisteraars tijdens de talk leren we dat een goed klantenportaal het sluitstuk kan zijn van een solide logistieke en operationele automatisering in de filosofie van best-of-breed-oplossingen.
Het kan antwoorden geven op vragen van klanten die statusinformatie over hun order zoeken, maar je kan klanten via het portaal ook verplichten om niet alleen correcte maar ook complete data bij een order mee te geven, wat ook de bron kan zijn voor het naleven van werkcontracten. En natuurlijk is het de unieke bron voor de "single source of truth".

Alles begint bij een goed platform voor orderautomatisering, maar het vormt ook elke keer het sluitstuk!

Beluister op YouTube

Klaar om te zien hoe dit werkt voor jouw bedrijf? Boek een demo en we lopen samen door een live voorbeeld met je eigen orderdata.