Orderautomatisering essentieel is voor flexibele logistiek?

Luister hier naar onze podcast (Nederlands):

Verstoringen dwingen flexibiliteit in de logistiek

Gevraagd naar de logistieke uitdagingen van vandaag wijst Koen De Waele rechtstreeks op de verstoringen van de afgelopen jaren. We hebben de COVID-19-epidemie gehad, maar bijvoorbeeld ook het containerschip dat door de blokkade in het Suezkanaal hele logistieke structuren over de hele wereld op zijn kop zette. Dichter bij huis ziet hij ook uitdagingen in de verkeersopstoppingen, maar even praktisch in het vinden van chauffeurs voor langeafstandsvervoer. Om nog maar te zwijgen over geopolitiek in brede zin. De logistiek zal in de toekomst bijzonder flexibel moeten zijn. Klassieke kwesties, bijvoorbeeld waar gaan we de voorraad houden - dicht bij de markt of gecentraliseerd - zullen opnieuw moeten worden bekeken.

Samenwerking in de logistieke keten is de nieuwe standaard

Basisautomatisering binnen de logistieke sector is volgens Koen meer dan natuurlijk. Maar deze ERP's zijn intern gericht en niet op samenwerking in de keten. Je staat nooit alleen in een logistieke keten, er is inkoop, er is warehousing, kortom een hele keten van stakeholders die invloed hebben op opdrachten die elkaar opvolgen.

Het uitbesteden van transport lag vroeger voor de hand, maar nu volgen langzaam maar zeker alle onderdelen van de keten, zoals warehousing, operationele processen in het algemeen, tot zelfs inkoop. Bovendien worden de batchgroottes steeds kleiner, waardoor de complexiteit in de logistieke keten toeneemt.

Bovendien beweegt die logistieke keten zich ook steeds verder naar de eindklant. De logistieke taak bestond vroeger uit één-op-één transport van de leverancier naar de fabriek. In de volgende stap werd het distributiecentrum toegevoegd. Maar vandaag gaat het helemaal naar de winkel en zelfs naar de eindklant als we denken aan de consument. Maar ook in B2B begint deze trend zich te ontwikkelen.

Er is dus behoefte aan transparantie. Wat is niet alleen de status van mijn pakket, maar is het artikel ook beschikbaar voor een bestelronde? De oplossing in B2B verschuift dus van het aanhouden van aandelen naar het koppelen van de informatie van die aandelen. Wat natuurlijk de cashflow ten goede komt. Werkkapitaal tegen 0% rente is volledig verleden tijd.

Technologie en gereedschap verbeteren het operationele proces

In het klassieke ordermanagementdenken denken we vooral in termen van personeel. Je hebt veel handen nodig om handmatig bestellingen in te voeren. En opschalen is alleen mogelijk door extra mensen te werven. Alleen worden ze hier ook schaars, en niemand staat tegenwoordig te popelen om saai, repetitief werk te doen.

Bijkomend nadeel is dat alle informatie in de hoofden van die mensen zit en niet in systemen, waardoor er bij het verlaten van het bedrijf een gat in die informatiestroom ontstaat. Bovendien moet de orderinvoer alle contracten beheersen, want elke klant heeft zijn specifieke kenmerken, zijn prijsafspraken, zijn leveringsvoorwaarden...

Als je een gamechanger wilt zijn in technologie, is goede, correcte en samenhangende informatie vanaf het begin een verplicht startpunt. Omdat informatie vandaag via verschillende kanalen binnenkomt, gestructureerd zoals EDI, maar ook ongestructureerd via e-mail. Hier kunnen we al technologisch ingrijpen via AI en het bijbehorende taalmodel. Op die manier kunnen we orders in de keten plaatsen als gestructureerde gegevens en gedurende de hele samenwerking verder profiteren van die kwalitatieve gegevens.

De rol van mensen verandert van inname naar controle, wat een stuk efficiënter is. De tijd wordt niet langer gebruikt voor invoer, maar voor het verfijnen van de bestelling op het gebied van informatie. Dat komt de verkoop misschien niet ten goede, maar het biedt wel een solide basis van informatie voor volgende systemen zoals WMS, TMS, enz.

Het automatiseren van deelprocessen loont, maar begin eerst en vooral met orderautomatisering

Hoe begin je met zo'n automatisering? Grote allesomvattende projecten die jaren duren en niet alleen een groot veranderingsmanagement vereisen, maar die doorgaans ook lopende processen langdurig verlammen, zijn achterhaald. Deze monolithische oplossing was er vroeger uit noodzaak, omdat het een grote uitdaging was om applicaties te laten communiceren. Met de wereld van API's en UX's die op elkaar kunnen worden afgestemd, is deze hindernis nu weggenomen.

Houd wel rekening met subprocessen en denk strategisch na over de sequenties waarin je uitwerkt. Wat voor het WMS, TMS, klantenportaal en orderbeheer? Kun je vandaag perfect een oplossing bovenop een bestaande logge structuur hangen en stap voor stap werken? Het is efficiënter en sneller.

De strategie waarbij Hyperfox het orderbeheergedeelte voor de bestaande klassieke ERP's hangt, is volgens Koen daarom het juiste startpunt. Als je naar dat subproces kijkt, zie je dat bedrijven meer dan één rol op zich nemen. Ze zijn vaak tegelijkertijd fabrikant, distributeur en speler in e-commerce. Je krijgt dus deze complexiteit van backoffices, die elk specifieke subprocessen moeten afhandelen. Een klassiek ERP is daar niet voor gebouwd.

Een correcte orderautomatiseringstool moet al die verschillende kanalen ondersteunen om alles wat in die gestructureerde gegevens terechtkomt te transformeren. En geef het ook door aan het vervolgproces, zoals de uitvoering. Maar daartussenin is er nog een ander groot probleem, de complexiteit van bedrijfsmodellen. Elke klant heeft zijn eigen traject. Het vereist gedegen domeinkennis. En dat is precies waar die backoffice zijn toegevoegde waarde moet gaan tonen...

Het resultaat is hogere prestaties en waardecreatie per werknemer.

Klantenportaal als sluitstuk

Uit de vragen die luisteraars tijdens het gesprek hebben gesteld, leren we dat een goed klantenportaal het sluitstuk kan zijn van een solide logistieke en operationele automatisering in de filosofie van de beste oplossingen.
Het kan antwoorden geven op vragen van klanten die op zoek zijn naar statusinformatie over hun bestelling, maar u kunt klanten via het portaal ook dwingen om bij een bestelling niet alleen correcte maar ook volledige gegevens te verstrekken, wat ook de bron kan zijn voor de naleving van de arbeidsovereenkomst. En natuurlijk is het de unieke bron voor de 'enkele bron van waarheid'.

Alles begint met een goed platform voor orderautomatisering, maar het vormt ook elke keer weer het sluitstuk!

Luister op Youtube