E-mailautomatisering

Zet ordermails automatisch om naar ERP- & TMS-ingaves

Hyperfox leest binnenkomende ordermails, haalt klant-, product- en leveringsinformatie eruit, valideert tegen je regels en maakt schone orders aan in je ERP of TMS. Manueel overtypen verdwijnt, terwijl controle en nauwkeurigheid behouden blijven.

Boek een afspraak Use cases

Koppel de inbox van uw bedrijf

Verbind de bestaande orderinbox in enkele minuten met Hyperfox. Geen complexe setup en geen wijziging aan hoe jouw team vandaag werkt. Hyperfox monitort aangeduide ordermailadressen en herkent automatisch binnenkomende orders, terwijl alle andere e-mails ongemoeid blijven.

Veilige koppeling: directe integratie met Microsoft Office 365 Outlook of via doorstuurregels.

Selectieve monitoring: ordermails worden automatisch herkend en verwerkt met AI

Geen verstoring: de bestaande e-mailworkflow blijft volledig ongewijzigd

An illustration of Hyperfox system, from unstructured to structured data.

An illustration showing that we extract data from an email and place it in an order form.

Geautomatiseerde data-extractie met AI

Hyperfox leest en begrijpt ordermails in elk formaat, van gestructureerde bestelbonnen tot informele berichten zoals “zelfde als vorige week, levering vrijdag”. Het systeem extraheert klantgegevens, productinformatie en leverinstructies met hoge nauwkeurigheid, ook bij klant-specifieke formats.

Verwerking van meerdere formaten: platte tekst, PDF’s, Excel-bestanden, afbeeldingen, spraak en handgeschreven notities

Contextbegrip: herkent sectorterminologie en klant-specifieke taal

Operationeel leren: terugkerende bestel- en leverpatronen worden herkend, waardoor manuele correcties in de tijd afnemen

Valideer tegen B2B-raamafspraken

Elke geëxtraheerde order wordt automatisch gevalideerd tegen je regels vóór verdere verwerking. Hyperfox controleert commerciële afspraken en leveringsbeperkingen zodat orders correct zijn vóór ze je ERP of TMS bereiken.

Klant-specifieke prijzen: controle tegen individuele prijslijsten en kortingsstructuren

Afdwingen van regels: controle van minimumafnames, levervensters en producteenheden

Leveringsvalidatie: controle van leverdata, locaties, referenties en specifieke voorwaarden

Afhandeling van uitzonderingen: afwijkende orders worden gemarkeerd voor manuele review

An illustration of an integration of customer portal to Hyperfox to ERP.

Verbonden met je operationele systemen

Hyperfox fungeert als controlelaag tussen binnenkomende orders en je operationele systemen. Zo zijn orders gestructureerd en gevalideerd vóór ze impact hebben op het ERP of TMS.

Vooraf gebouwde koppelingen: werkt met Microsoft Business Central, Navision, Odoo, SAP, Exact Online en meer.

Realtime synchronisatie: orders verschijnen binnen enkele seconden in het ERP of TMS na validatie

Dataconsistentie: behoud van correcte klantgegevens, productcodes en prijzen

Automatiseer elke order die je ontvangt, vanaf vandaag.

Zeg vaarwel tegen manuele orderinvoer. Geef je team ruimte om te focussen op klanten en operatie, niet op inboxbeheer.

Book a demo

Krijg antwoord op je vragen

FAQs

Welke types ordermails kan Hyperfox verwerken?

Hyperfox verwerkt gestructureerde en ongestructureerde e-mailbestellingen, waaronder PDF's, Excel-bestanden, op tekst gebaseerde e-mails, afbeeldingen, gesproken en handgeschreven notities.

Vervangt dit ons klantenserviceteam?

Nee. Het maakt handmatige invoer overbodig, zodat uw team zich kan concentreren op uitzonderingen, communicatie met klanten en werk met toegevoegde waarde.

Wat gebeurt er als een bestelling fouten of ontbrekende gegevens bevat?

Bestellingen die niet aan uw regels voldoen, worden gemarkeerd voor beoordeling in plaats van dat ze blindelings naar ERP- of TMS-systemen worden geduwd.

Moeten klanten de manier waarop ze bestellen wijzigen?

Nee. Klanten kunnen via e-mail blijven bestellen, precies zoals ze dat vandaag doen.

Hoe nauwkeurig is de extractie?

De nauwkeurigheid verbetert in de loop van de tijd naarmate patronen zich herhalen. Verbeter de nauwkeurigheid van de gegevensextractie door de prompts en de gegevensstructuur te verbeteren.

Is dit alleen OCR voor e-mails?

Nee. Hyperfox extraheert de gegevens met AI, valideert orders op basis van bedrijfsregels en stuurt ze naar operationele systemen, in plaats van simpelweg gegevens uit documenten te digitaliseren.

Kan Hyperfox zowel verkooporders als transportopdrachten via e-mail verwerken?

Ja. Hyperfox kan commerciële bestelgegevens en leveringsinstructies uit dezelfde e-mail extraheren en valideren en deze doorsturen naar de juiste ERP- of TMS-workflow.

Nog vragen?

Neem contact op

Waarom onze tribe van Hyperfox houdt

Dit zeggen klanten over Hyperfox

“Tot voor kort duurde het verwerken van een transportorder gemiddeld drie minuten. Vandaag is dat amper dertig seconden. Voor onze medewerkers maakt dat een wereld van verschil. Customer service wordt ontlast en kan zich meer focussen op service.”

Lees de case study

Frank Ruette

COO

Gobo

“Hyperfox helpt ons meer te doen met ons klantenserviceteam. We besteden minder tijd aan het handmatig invoeren van bestellingen en maken minder fouten. Met hetzelfde team verwerken we nu meer bestellingen en groeien we duurzaam.”

Lees de case study

Steven Maes

CEO

Duplast

“Dankzij Hyperfox kunnen we Farmapunt duurzaam opschalen. Met één gedeeld platform hebben we onze communicatie met zorgcentra gestroomlijnd en orde gebracht in de dagelijkse chaos van e-mails, telefoontjes en verspreide medicatiebestellingen.”

Lees de case study